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Politique de confidentialité du Québec

Politique de confidentialité Dernière mise à jour : septembre 15, 2023

  1. Objectif

First Onsite Restoration Ltd. FIRSTONSITE » ou«nous ») respecte votre vie privée et reconnaît l'importance de protéger vos renseignements personnels. FIRSTONSITE est responsable de la protection des renseignements personnels en sa possession, qu’ils soient détenus par FIRSTONSITE ou par un tiers, et quelle qu’en soit la forme. Par conséquent, FIRSTONSITE prend les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels d'une manière proportionnelle à sa sensibilité et a adopté cette politique de confidentialité (la « Politique »).

La présente politique décrit le type de renseignements que nous pouvons recueillir lors de votre visite sur nos sites web, de l'utilisation de nos applications mobiles et de toute autre interaction que vous pouvez avoir avec nous dans le cadre de nos activités (collectivement, les "services"). La Politique décrit également la façon dont nous utilisons, protégeons, divulguons et éliminons vos renseignements, ainsi que vos options concernant ces renseignements.

  1. CONSENTEMENT

En visitant ou en utilisant le site Web et les services de FIRSTONSITE, ou en communiquant avec nous de toute autre manière, VOUS ACCEPTEZ D'ÊTRE LIÉE PAR CETTE POLITIQUE ET VOUS CONSENTEZ À LA COLLECTE, À L'UTILISATION, À LA DIVULGATION, À LA CONSERVATION ET À LA DESTRUCTION SÉCURISÉE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COMME DÉCRIT DANS LA POLITIQUE.

Vous comprenez que certaines fonctionnalités de notre site web et de nos services peuvent ne plus être accessibles ou peuvent être restreintes à la suite de votre refus ou du retrait de votre consentement à la présente politique.

  1. Renseignements personnels

Aux fins de la présente politique, on entend par "données à caractère personnel" toute information concernant une personne physique et permettant d'identifier cette personne, directement ou indirectement, à l'exception de son titre ou de ses coordonnées professionnelles lorsqu'elles sont utilisées ou divulguées à des fins de communication commerciale.

  1. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DE SES OBJECTIFS

Le tableau suivant décrit certaines catégories d’renseignements personnels que nous pouvons collecter à votre sujet et, pour chaque catégorie, où et pourquoi nous les recueillons, et les catégories d’entités avec lesquelles nous pouvons partager vos renseignements personnels.

 

Catégories de renseignements personnels Catégories de sources But(s) de la collecte de renseignements personnels Catégories de tiers avec lesquels les renseignements personnels sont partagées à des fins professionnelles
Identifiants personnels - tels que le nom, l'adresse postale, l'adresse de protocole Internet, l'adresse courriel, les numéros d'assurance sociale, les coordonnées d'urgence ou d'autres identifiants similaires. Individus directement

Compagnies d'assurance

Fournir des produits et des services

Répondre aux demandes de renseignements des consommateurs

Marketing

Processus de sécurité

Fonctions des ressources humaines

Recrutement

Restauration de la propriété

Réclamations d'assurance et évaluation des réclamations

Fournisseurs de services (fournisseurs qui nous proposent des services dans le cadre de l'exploitation de notre entreprise, et peuvent inclure des fournisseurs qui traitent les paiements, exécutent des fonctions de ressources humaines, vérifient les informations sur les clients, gèrent les informations sur les clients, fournissent des services de sécurité, le stockage de données dans le nuage, l'hébergement de notre page Web et l'assistance à d'autres fonctions liées à l'informatique, la publicité et le marketing de nos produits et services et ceux de nos sociétés affiliées, fournissent des informations analytiques, facilitent les conférences, les services juridiques et comptables, entre autres fonctions commerciales)

Compagnies d'assurance et experts en sinistres

Administrateurs et fournisseurs d'avantages sociaux

Biens et dommages, y compris des photos Individus directement

Compagnies d'assurance et experts en sinistres

Évaluation sur place

Restauration de la propriété

Réclamations d'assurance et évaluation des réclamations

Fournisseurs de services (services de nettoyage, de restauration et de construction, outils d'estimation des coûts et de suivi des travaux)

Compagnies d'assurance et experts en sinistres

Informations sensibles - telles que le sexe, l'âge, le statut de handicapé, le statut de grossesse, la citoyenneté, la condition médicale, le handicap physique ou mental. Employés Fonctions des ressources humaines Fournisseurs de services
Informations professionnelles ou d'emploi - telles que des informations sur les anciens employeurs, les antécédents professionnels, les compétences, la formation et les références. Postulants à un emploi

Employés

Agences ou plateformes de recrutement

Sources de référence

Fonctions des ressources humaines

Recrutement

Fournisseurs de services
Informations commerciales - telles que les registres des biens personnels, des produits ou services achetés, obtenus ou envisagés, ou d'autres historiques ou tendances d'achat ou de consommation. Les personnes qui interagissent avec notre site web et nos applications mobiles. Fournir des produits et des services

Marketing sur Internet

Fournisseurs de services
Informations relatives à l'activité sur Internet ou sur d'autres réseaux électroniques, notamment l'historique de navigation et de recherche Les personnes qui interagissent avec notre site web et nos applications mobiles.

Employés

Processus de sécurité

Fournir des produits et des services

Marketing sur Internet

Informations sur l'éducation Postulants à un emploi

Employés

Agences ou plateformes de recrutement

Sources de référence

Fonctions des ressources humaines

Recrutement

Fournisseurs de services
Informations audio Les personnes qui appellent notre ligne de service à la clientèle Assurance qualité et formation

 

  1. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique ou pendant une période plus longue que la loi applicable. Ensuite, ils seront détruits ou anonymisés en toute sécurité conformément à la loi.

  1. DIVULGATION À DES TIERS

Vos renseignements personnels sont accessibles à nos agents et employés qui doivent y accéder pour pouvoir utiliser la présente Politique et avec lesquels ils doivent se conformer, ou, à des tiers pour qu'ils puissent effectuer un contrat pour des services, des activités commerciales ou restreintes au nom de FIRST ONSITE.

D'autres prestataires de services peuvent vous fournir des services directement à notre demande. Ainsi, il peut être nécessaire de divulguer vos renseignements personnels à ces prestataires de services. Dans certains cas, nous pouvons fournir vos renseignements personnels à un prestataire de services dans le tableau ci-dessus.

Toute divulgation de vos renseignements personnels à des tiers se fera conformément à des accords écrits définissant les conditions d'utilisation, de sauvegarde, de conservation et d'élimination de ces renseignements, ou comme l'exige la loi. Nous prendrons des mesures pour nous assurer que ces tiers utilisent et divulguent vos renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir les services, qu'ils respectent les termes de cette politique et qu'ils éliminent ou renvoient les renseignements à l'expiration du contrat, du service ou du mandat exécuté.

Vos renseignements personnels peuvent être consultés ou conservés par des tiers situés en dehors du Québec.

Nous pouvons également utiliser ou divulguer vos renseignements personnels lorsque nous sommes autorisés ou exigés par la loi, la réglementation applicable ou par les règles de conduite professionnelle régissant la profession légale.

  1. RENSEIGNEMENTS SUR LE STOCKAGE ET LE TRAITEMENT EN DEHORS DU CANADA

Certaines de nos sociétés affiliées sont situées aux États-Unis.  De plus, certains de nos fournisseurs de services sont situés à l’extérieur du Canada. À ce titre, nous pouvons transmettre vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et à des tiers situés à l'extérieur du Canada pour nous aider dans le fonctionnement de notre entreprise, sous réserve des exigences énoncées dans la section 5 de la présente politique. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à la livraison, au stockage, au traitement et à la manipulation de vos renseignements personnels à l'extérieur du Canada.  Veuillez noter que de nombreux gouvernements à travers le monde peuvent exiger que les organisations relevant de leur juridiction fournissent au gouvernement des renseignements, y compris des renseignements personnels, qui sont sous le contrôle de cette organisation. Cela se fait souvent sans que la personne concernée en soit informée ou qu'elle y consente.

  1. MARKETING

En ce qui concerne chacune des catégories de renseignements personnels que nous recueillons, comme indiqué dans le tableau ci-dessus, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour commercialiser des produits et services qui, selon nous, pourraient vous intéresser, y compris nos propres produits et services ainsi que ceux de nos sociétés affiliées, de même que les produits et services de tiers.

  1. Informations supplémentaires concernant notre collecte, notre utilisation et notre partage des renseignements personnels

Nous nous réservons le droit de collecter, d'utiliser et de divulguer vos renseignements personnels dans ces circonstances à votre insu ou sans votre consentement, y compris dans l'une ou plusieurs des circonstances suivantes : afin de respecter les obligations légales : lorsque nous pensons de bonne foi que la loi applicable l'exige ; à la demande des autorités gouvernementales ou d'autres tiers menant une enquête ; pour détecter et protéger les fraudes ou toute vulnérabilité technique ou de sécurité ; pour répondre à une urgence ; ou pour protéger les droits, propriété, sécurité, ou sécurité de notre entreprise, des tiers, des visiteurs de nos sites Web et applications mobiles, ou du public.

Nous pouvons surveiller votre utilisation de nos sites Web et de nos applications mobiles afin de garantir leur utilisation et leur fonctionnement corrects et votre respect des conditions d'utilisation liées à nos sites Web et à nos applications mobiles ou d'autres accords connexes, ainsi que dans le cadre de la protection de la sécurité et de la sûreté de notre entreprise, de nos systèmes informatiques, de nos logiciels, de nos renseignements personnels et de nos données.

Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec toute personne à laquelle nous transférons l'un de nos droits ou obligations en vertu d'un contrat, ou dans le cadre d'une vente, d'une fusion ou d'une consolidation de notre entreprise ou d'un autre transfert de nos actifs, que ce soit volontairement ou par application de la loi, ou qui est autrement considérée comme notre successeur ou notre cessionnaire. Dans cette mesure, cela se fera dans le cadre d'accords écrits définissant les conditions d'utilisation et d'élimination de ces renseignements. Nous demandons à ces parties de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, de les utiliser uniquement aux fins de la transaction et de les détruire en toute sécurité une fois que la transaction échoue ou que son objectif est atteint.

  1. Notre utilisation des témoins et des analyses 

Nous pouvons envoyer des fichiers texte (par exemple, des "témoins" ou d'autres fichiers mis en cache) ou des images à votre navigateur web.  Ces fichiers texte et ces images sont utilisés pour des raisons techniques afin de stocker des renseignements sur votre ordinateur.  Par exemple, nous pouvons utiliser un témoin pour stocker les renseignements que vous avez saisies dans un formulaire afin que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau. Nous pouvons utiliser les renseignements stockées dans ces fichiers texte et ces images pour personnaliser votre expérience sur ce site web et pour en contrôler l'utilisation. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il vous avertisse lorsque vous recevez un témoin.  De nombreux navigateurs Web vous permettent également de bloquer les témoins. Si vous bloquez les témoins, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à certaines parties de ce site web.  Vous pouvez désactiver les témoins de votre système informatique en suivant les instructions de votre navigateur ou en consultant le site www.youradchoices.com.

  1. GOOGLE ANALYTICS

Nous utilisons Google Analytics pour évaluer l'utilisation de notre site Web. Google Analytics utilise des témoins et d'autres identifiants pour recueillir des renseignements, comme la fréquence à laquelle les utilisateurs visitent le site Web, les pages qu'ils visitent, le moment où ils le font et les autres sites Web qu'ils ont visités avant de visiter notre site Web. Google Analytics peut collecter votre adresse IP, les données relatives à l'appareil/au navigateur que vous utilisez et d'autres renseignements sur votre utilisation de notre site Web. Google Analytics nous fournit des renseignements statistiques sur l'utilisation de notre site Web. Nous utilisons ces renseignements pour comprendre nos visiteurs et améliorer le site Web. Nous ne pouvons associer aucun de ces renseignements à un visiteur particulier.

Google Analytics collecte des renseignements sur vos activités sur notre site web et peut les associer à d'autres renseignements qu'ils ont pu collecter et ils peuvent utiliser toutes ces renseignements à leurs propres fins commerciales.  Voir https://policies.google.com/technologies/partner-sites pour plus de renseignements sur les pratiques de confidentialité de Google concernant les sites Web qui utilisent les services Google.

  1. NE PAS SUIVRE

Nous utilisons des technologies pour obtenir votre position géographique approximative. Ces technologies comprennent les témoins internes et tiers qui nous permettent de personnaliser votre expérience; « Do Not Track » est une préférence de confidentialité que les utilisateurs peuvent définir dans certains navigateurs Web. Nous ne respectons pas les signaux de navigateur automatisés concernant les mécanismes de suivi, qui peuvent inclure des instructions de « ne pas suivre ».

  1. Renseignements personnels des mineurs

 

FIRSTONSITE ne recueille pas de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans sans le consentement explicite et vérifié de l'autorité parentale. Nos produits et services ne s'adressent pas aux mineurs et nous ne collectons ni ne vendons sciemment les renseignements personnels des mineurs de moins de 16 ans.

  1. Comment nous assurons la sécurité de vos renseignements personnels

Nous appliquons des mesures de sécurité strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, divulgation, modification, perte, vol ou toute autre violation de la sécurité non autorisés. Les renseignements collectées sont protégées par des mesures de sécurité informatiques raisonnables à la lumière de leur sensibilité.

Les mesures de sécurité physique et matérielle comprennent

  • bureaux à accès contrôlé et classeurs verrouillés,
  • limitant l'accès à vos renseignements personnels à un groupe de personnes sélectionné,
  • les obligations contractuelles écrites avec des tiers qui nécessitent l'accès à vos renseignements personnels, les obligeant à les protéger, par le biais de mesures de sécurité, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement aux fins du contrat, du mandat ou du service.

Les mesures de sécurité de l'ordinateur comprennent :

  • l'utilisation de mots de passe,
  • accès limité à nos salles de traitement et de stockage des données,
  • l'examen régulier de nos pratiques en matière de sécurité,
  • mise à jour régulière de notre technologie,

 

Notre programme de sécurité est mis en place et maintenu conformément aux lois et normes applicables. Cependant, la sécurité parfaite n'existe pas et la sécurité raisonnable est un processus qui implique la gestion des risques plutôt que leur élimination. Bien que nous nous engagions à développer, mettre en œuvre, maintenir, surveiller et mettre à jour un programme raisonnable de sécurité de l'information, aucun programme de ce type ne peut être parfait; en d'autres termes, tous les risques ne peuvent raisonnablement être éliminés. Les incidents et les violations de la sécurité des données peuvent être dus à des vulnérabilités, à des exploits criminels ou à d'autres facteurs qui ne peuvent raisonnablement pas être évités. Par conséquent, bien que notre programme de sécurité raisonnable soit conçu pour gérer les risques liés à la sécurité des données et ainsi aider à prévenir les incidents et les violations de la sécurité des données, on ne peut pas supposer que la survenance d'un incident ou d'une violation donné résulte de notre incapacité à mettre en œuvre et à maintenir une sécurité raisonnable.

  1. Renseignements personnels d'autres personnes

Vous ne pouvez pas nous fournir les renseignements personnels d'autres personnes, sauf si vous avez le consentement de ces personnes ou si vous êtes autorisé par la loi à nous fournir leurs renseignements personnels.

  1. Demandes d'accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder, de vérifier ou de modifier les renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet. Si vous souhaitez accéder à ou obtenir une copie de vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez que nous modifiions les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet qui sont inexactes, vous pouvez nous envoyer une demande écrite. Vous pouvez également vous renseigner sur la manière dont les renseignements sont utilisées, vous assurer qu'elles sont exactes et complètes, et les mettre à jour si nécessaire, dans la mesure permise par la loi. Sur votre demande écrite, nous vous fournirons :

  • accéder à vos renseignements personnels (le cas échéant) sous notre garde ou notre contrôle;
  • des informations sur les objectifs pour lesquels vos renseignements personnels sous notre garde ou notre contrôle ont été et sont utilisés par nous; et
  • les noms des personnes à qui, et les circonstances dans lesquelles, vos renseignements personnels ont été et sont divulgués par nous.

 

Toutes les demandes peuvent être soumises à des frais et à des déboursements raisonnables. Le cas échéant, nous pouvons exiger un paiement anticipé d'un dépôt ou de l'intégralité des coûts liés à la réponse à une demande d'accès aux renseignements personnels.

  1. LIMITES DES DROITS INDIVIDUELS À L’INFORMATION

La capacité d'une personne à accéder à ses renseignements personnels sous notre contrôle n'est pas absolue. Nous nous réservons le droit de ne pas divulguer les renseignements personnels, ou leur existence, dans certaines circonstances. Par exemple, nous pouvons ne pas divulguer des renseignements personnels lorsque :

  • la divulgation pourrait raisonnablement menacer la sécurité ou la santé physique ou mentale d'une personne;
  • la divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne;
  • la divulgation de l'information révélerait des informations commerciales confidentielles; ou
  • les renseignements personnels ont été collectés par nous dans le cadre d'une enquête ou d'une procédure judiciaire.

 

  1. DEMANDES DE CORRECTION DES renseignements personnels

À votre demande, nous corrigerons les erreurs ou omissions dans vos renseignements personnels lorsque ces renseignements sont sous notre garde ou notre contrôle. Nous exigeons que toutes ces demandes soient par écrit et signées par vous. Nous pouvons exiger suffisamment de renseignements et de détails de la personne en question afin de vérifier son identité, de localiser correctement les renseignements et de répondre.

Si vous faites une telle demande, nous allons soit :

  • corriger les renseignements personnels et, s'il est raisonnable de le faire, envoyer des notifications de correction à toute tierce partie à laquelle nous avons divulgué les renseignements inexacts; ou
  • décider de ne pas corriger les renseignements personnels, mais nous conserverons une trace du fait qu'une correction a été demandée mais non effectuée.

 

Les corrections ou modifications ne porteront que rarement, voire jamais, sur les opinions, y compris les opinions d'experts ou de professionnels, par opposition aux informations factuelles, qui peuvent être corrigées en cas d'erreur.

  1. RETRAIT DU CONSENTEMENT

Vous pouvez également modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve d’un préavis raisonnable, en communiquant avec notre agent de la protection de la vie privée. Vous comprenez que certaines fonctionnalités peuvent ne plus être accessibles ou être restreintes après le retrait de votre consentement à la présente Politique.

  1. PRÉCISION DES renseignements personnels

Nous nous engageons à maintenir l'exactitude de vos renseignements personnels et à nous assurer qu'elles sont complètes et à jour. Si vos renseignements changent, veuillez nous en informer immédiatement afin que nous puissions apporter les modifications nécessaires.

  1. NOTRE ENGAGEMENT À RESPECTER VOS DROITS

Si vous exercez l’un de vos droits décrits dans la présente Politique, nous continuerons à vous traiter équitablement.

  1. MODIFICATIONS APPORTÉES À CETTE POLITIQUE

Nous examinerons et mettrons à jour la présente Politique conformément aux règles et réglementations, aux nouvelles technologies et aux nouvelles normes de sécurité et aux modifications apportées à nos pratiques commerciales et de confidentialité. Nous publierons la politique mise à jour sur le site Web et mettrons à jour la date de modification de la politique indiquée en haut de la politique. Dans certains cas, et si les modifications sont importantes, nous publierons un avis sur la politique de confidentialité modifiée sur notre site Web et nous pourrons vous en informer par courriel si nous avons votre adresse courriel. Si les modifications affectent les activités de traitement effectuées sur la base de votre consentement, nous recueillons votre nouveau consentement, le cas échéant.

  1. ACCESSIBILITÉ

Nous nous engageons à faire en sorte que nos communications soient accessibles aux personnes handicapées. Pour faire des demandes liées à l'accessibilité ou signaler des obstacles, veuillez nous contacter en utilisant les informations ci-dessous.

  1. COORDONNÉES ET PLAINTES

Pour toute question concernant notre politique ou la manière dont nous collectons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, demander leur correction, en obtenir une copie ou exercer une option ou un droit les concernant, vous devez écrire au responsable de la confidentialité par courriel en utilisant le formulaire ci-dessous, ou à l'adresse postale ci-dessous.

Formulaire de demande de données

Toute personne concernée peut déposer une plainte auprès du responsable de la protection de la vie privée. Les plaintes doivent être faites par écrit et doivent indiquer la nature de la plainte, la date à laquelle l’incident s’est produit et les attentes en matière de résolution. Le responsable de la protection de la vie privée reconnaît la réception de la plainte et la traite dans un maximum de 20 jours. Nous enquêtons sur toutes les plaintes relatives à la confidentialité et prenons les mesures appropriées pour les résoudre. Pour plus de renseignements, veuillez contacter le responsable de la confidentialité à l’adresse suivante :

Responsable de la protection de la vie privée
DPO@firstonsite.ca

110 Matheson Boulevard W,
Suite 210
Mississauga, ON L R G5 47