1. Ne paniquez pas et restez calme

Cela vous aidera à réfléchir de manière claire et critique. Selon le modèle dimensionnel 3 du Dr Robert Chandler © of Effective Leaders, les leaders les plus efficaces en cas de crise présentent trois caractéristiques essentielles :

De solides compétences en matière de communication - les dirigeants doivent fournir et solliciter des informations clés, s'engager dans une communication à double sens et interagir aussi ouvertement et honnêtement que possible.

• Des dispositions positives malgré un stress élevé - un leader efficace a la capacité de rester calme, stable et concentré pendant les périodes les plus chaotiques.
• Spécialisation et expérience chevronnée - les dirigeants doivent avoir une grande expérience de terrain dont ils peuvent s'inspirer et qu'ils peuvent appliquer à de nouvelles situations.

2. Référez-vous à votre plan d'action d'urgence

Ce plan doit au moins comprendre une liste de contacts clés, notamment les premiers intervenants (pompiers, premiers secours, etc.), les hôpitaux locaux, les courtiers d'assurance, les partenaires d'intervention d'urgence, etc. Ce plan devrait également comprendre des procédures sur la manière de traiter le signalement d'une urgence, sur l'affectation des voies d'évacuation et de sortie, et sur la manière de rendre compte des employés après l'évacuation.

3. Communiquez votre plan d'action d'urgence aux employés

Répétez les rôles des membres de l'équipe, les attentes et l'importance de faire passer la sécurité avant tout. Veillez à communiquer les domaines de responsabilité et d'obligation de rendre compte du personnel clé et identifiez comment chacun peut s'acquitter au mieux de ses fonctions d'intervention en cas de crise de manière sûre et efficace.

• Établir un arbre d'appels et mettre à jour le message vocal principal de l'entreprise.
• Assurez-vous que le personnel clé a le nom et les coordonnées de votre partenaire de restauration d'urgence si vous avez besoin d'une réponse immédiate.
• Distribuer des instructions sur le site de travail temporaire et contacter le personnel essentiel pour l'informer des changements de procédure.

4. Protégez-vous

N'oubliez pas que votre vie vaut plus que vos biens. Dans le chaos de l'entreprise, de la fermeture de l'eau et du gaz, de la sécurité de vos employés, n'oubliez pas de vous accorder suffisamment de temps pour vous mettre à l'abri.

5. Rester en contact

Restez immédiatement en contact avec votre partenaire de restauration et de reconstruction des services d'urgence pour discuter de la logistique, des lieux d'impact et de la disponibilité des ressources.

6. La sécurité et la protection des employés s'étendent au-delà du bureau

Rappelez aux employés qu'ils devront disposer de leur propre plan d'urgence pour protéger les membres de leur famille et leurs biens personnels. Encouragez les employés à prendre des mesures de précaution à la maison pour protéger leurs proches, leurs animaux domestiques et leurs biens personnels.

7. Communiquer les plans et les changements de procédure aux fournisseurs, aux vendeurs et aux partenaires

Veillez à donner les coordonnées essentielles et à fournir des indications sur les sites de travail temporaires.

8. Élaborer une lettre d'accès d'urgence

Assurez-vous que votre fournisseur de services d'urgence dispose de cette lettre pour montrer aux premiers intervenants (c'est-à-dire la police, la FEMA, la sécurité des bâtiments, etc.) qu'ils sont autorisés à accéder à votre installation compromise pour commencer les travaux dès que possible.
La lettre peut être simple et courte, mais il est préférable de l'imprimer sur votre papier à en-tête en indiquant quelque chose de similaire : "Nous fournissons des services d'urgence et de restauration à la suite de catastrophes survenues dans toute la région des États-Unis, y compris sur notre propriété à [insérer l'adresse]. Veuillez permettre à l'équipe d'intervention d'accéder aux zones touchées lorsque cela est possible".

9. Déterminer si une installation temporaire est nécessaire pour limiter l'interruption des activités après la tempête

Qu'il s'agisse d'une panne de courant, de dommages aux bâtiments ou de la fermeture de routes, assurez-vous de tenir compte des éléments suivants : - Où seront stockés les équipements et documents importants ?

• Vos employés pourront-ils travailler à domicile ?
• Si nécessaire, avez-vous obtenu à l'avance un emplacement temporaire hors site ?
• Un emplacement temporaire est-il disponible sur place ? Par exemple, un bureau mobile ou une tente à l'abri du danger.

10. Identifiez les besoins en énergie de votre/vos bâtiment(s)

Décrochez immédiatement le téléphone pour appeler votre partenaire des services d'urgence si vous prévoyez une perte d'électricité car les générateurs peuvent être rares lors de catastrophes à l'échelle d'une région. Ayez à portée de main les éléments suivants :

• Exigences en matière de tension (480v, 208v, etc.).
• Les exigences en matière d'ampérage (se trouvent sur le panneau de déconnexion principal).
• Distance (# de pieds) à laquelle les générateurs seront placés par rapport à la connexion.
• Aurez-vous besoin de services de carburant ?
• Vous aurez besoin d'un électricien pour établir la connexion ?

11. Fournir des instructions pour la fermeture des conduites d'eau et de gaz

Veillez à désigner un employé pour s'occuper de cette procédure avant la tempête.

12. Décidez à l'avance si votre bâtiment nécessite une sécurité

Qu'il s'agisse de surveillance par caméra, de sécurité physique, de clôtures ou d'encadrement des fenêtres et des portes, vous devez protéger les biens, les personnes et les propriétés du mieux que vous pouvez.

13. Préparez votre propriété

S'assurer que les fournitures d'urgence sont en place (nourriture, eau, premiers secours, etc.). Une bonne règle de base consiste à avoir sous la main au moins un gallon d'eau par personne et par jour pendant au moins trois jours. Pour la nourriture, il faut prévoir au moins trois jours d'approvisionnement en denrées non périssables.

• Taillez les arbres pour enlever les membres morts.
• Gardez les gouttières et les drains dégagés.
• Couvrez l'équipement et déplacez-le du sol si possible.
• Protéger les documents essentiels et les déplacer vers un endroit surélevé ou hors site.
• Sauvegarder les données et les systèmes de sauvegarde des données.
• Assurez-vous que les réservoirs de carburant sont pleins.

14. Ayez un plan de communication externe pour mettre à jour votre communauté

Qui sera chargé de mettre à jour les enregistrements de la messagerie vocale de l'entreprise ?

• Allez-vous obtenir des interviews des médias ? Si oui, qui est chargé de cette tâche ?
• À quelle fréquence allez-vous mettre à jour les flux de médias sociaux et les sites web ?
• Existe-t-il un interlocuteur clé chargé d'entrer en contact avec les organisations d'aide publique (Croix-Rouge, FEMA, CDC, etc.) ?

15. Suivez la météo et restez au courant des alertes importantes

Téléchargez une application d'urgence en cas de mauvais temps sur votre smartphone (par exemple, radio NOAA, Radar Now, Weather Mobile, Accuweather, Tornado by Red Cross, Guardly).

• Si vous avez une radio de la NOAA, assurez-vous qu'elle est équipée de piles et de batteries de secours au cas où vous perdriez de l'énergie.
• Gardez à l'esprit que l'utilisation de services basés sur les données, comme les textes et les courriels, contribuera à limiter la congestion du réseau. Dans de nombreux cas, les messages textuels passeront alors que les appels téléphoniques ne passeront peut-être pas.